Le présent règlement d’ordre intérieur (ROI) a pour but de compléter les statuts de l’ASBL « GaG » et d’en préciser certains aspects.

De par son adhésion, le membre de l’ASBL « GaG » s’engage à respecter les statuts et le règlement d’ordre intérieur. Ceux-ci étant disponibles sur le site internet du club, nul membre n’est censé l’ignorer.

Chapitre I – Membres, cotisation, admission, sortie, engagement, activité

Article 1

Peut être membre toute personne désireuse de pratiquer la course à pied, en ordre de cotisation, ayant rempli le formulaire d’inscription reprenant toute information utile le concernant, à savoir au minimum nom et prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone et adresse mail. Les membres s’engagent à communiquer dans les délais les plus brefs tout changement dans ses données personnelles.

Lors de l’inscription, le membre reconnait être en bonne condition physique et donc apte à la pratique de la course à pied. Il pourra éventuellement lui être demandé un certificat médical. Les membres de moins de 18 ans doivent fournir une autorisation parentale ou de leur tuteur légal.

Article 2

Le montant de la première cotisation est fixé à 50 €, le renouvellement annuel est fixé à 40 €. Ces montants peuvent être revus annuellement lors de l’AG sur proposition du CA. Le montant de la première cotisation comprend outre l’affiliation au club et l’assurance RC un maillot de course aux couleurs du club. La cotisation couvre l’année civile.

Une réduction de 10 € est prévue pour les seniors de plus de 65 ans, pour les étudiants et les demandeurs d’emploi.

Pack famille : 90 € pour les membres d’une même famille (lien direct, domiciliés sous le même toit) durant la première année (2 maillots de course du club par famille) puis 70 € par renouvellement annuel.

Article 3

Les membres s’engagent à participer au minimum une fois par an à l’organisation d’un évènement du club et porteront les couleurs du club en cas de participation.

Article 4

Tout membre peut quitter l’association à tout moment. Le membre qui n’est pas en règle de cotisation est réputé démissionnaire. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcé que par l’AG et à la majorité des 2/3 des voies présentes ou représentées. Les membres démissionnaires ou exclus, de même que leurs héritiers, n’ont aucun droit sur le fonds social de l’association et ne peuvent en aucun cas réclamer le remboursement des cotisations versées ou des apports effectués.

Article 5

Durant la pratique des activités du club, les membres s’abstiendront de toute expression politique, religieuse, raciale,… Les membres adoptent un esprit sportif et un comportement éthique, citoyen, solidaire, respectueux d’autrui et des biens. Le non respect de cet article entraîne la suspension du membre sur décision du conseil d’administration et/ou l’exclusion du membre sur décision de l’AG annuelle. Les membres tenteront de promouvoir le club autant que faire se peut.

Article 6

Les horaires et lieux d’entraînements seront décidés par les entraineurs et communiqués à tous les membres soit via le site Web du club soit par courrier électronique.

Les entraineurs ont autorité d’empêcher certains membres de participer à certains entraînements pour leur propre sécurité.

Article 7

Les frais de formation de la cellule technique sont à la charge du club, chaque demande de formation étant soumise à l’approbation du CA. Dès la tenue de la formation, il est demandé à chaque membre de la cellule technique y ayant participé de continuer à s’investir dans le club pour une durée minimum de deux ans. Le cas échéant, le CA se réserve le droit de demander le remboursement en tout ou partie du montant de la ou des formations suivies.

Chapitre II : Conseil d’administration, gestion journalière

Article 8

Le conseil d’administration est composé au minimum d’un/e président/e, d’un/e vice-président/e d’un/e secrétaire et d’un/e trésorier/ière.

Le/la Président/e préside le club et le représente. Il/elle dirige les travaux du CA, les réunions et les AG.

Le/la Vice-président/e reprend les attributions du président en son absence.

Le/la secrétaire :

  • reçoit les inscriptions, tient à jour les fichiers des membres et de leurs informations personnelles

  • reçoit la correspondance et y donne suite si nécessaire

  • dresse le PV des réunions du CA et des AG

  • assure le secrétariat du club

Le/la trésorière :

  • est responsable de la gestion financière et gère les comptes bancaires et les caisses

  • vérifie les cotisations des membres

  • effectue les écritures comptables

  • présente trimestriellement au CA la situation financière

  • établit le bilan annuel

  • présente la situation financière à l’AG

  • assure la publication annuelle des comptes

L’élection des membres du CA a lieu lors de l’AG ordinaire par scrutin secret à la majorité simple (la moitié plus une voix) des membres présents ou représentés. Les candidatures doivent parvenir au secrétaire 1 mois avant l’AG ordinaire. Les membres sortants du CA sont rééligibles.

Le CA se réunit trimestriellement et chaque fois que nécessaire pour les besoins et le bon fonctionnement du club.

Le CA peut avoir recours à d’autres personnes pour l’aider à mener à bien des tâches déterminées. Il peut les inviter à ses réunions à titre consultatif.

En plus du CA, des comités pourront être formés pour des tâches bien précises : Cellule technique, Cellule évènement, cellule communication,… La création et la composition de ces comités sont approuvées par le CA pour une durée de 2 ans parmi les membres. Les membres sortant sont rééligibles. Les candidatures doivent parvenir au CA.

Chapitre III – Assemblée générale

Article 9

L’AG rassemble tous les membres du club. L’AG se réunit au moins une fois par an en mars pour approuver les comptes et élire les membres du CA. L’ordre du jour est établi par le secrétaire et transmis aux membres au moins 8 jours avant la séance. Il comprendra les points suivants :

  • rapport sportif

  • rapport des activités festives organisées

  • présentation des comptes et rapport des vérificateurs

  • approbation des comptes et décharge au CA

  • proposition de budget pour l’année suivante

  • nomination de 2 vérificateurs aux comptes

  • propositions éventuelles de modifications des statuts et ROI

  • interpellations éventuelles d’un membre

  • élections des membres du CA

Les comptes seront revus par des vérificateurs au moins une semaine avant l’AG. Ces vérificateurs sont désignés par l’AG et font parties des membres. Il ne peut s’agir de membres du CA. Ils contrôlent la comptabilité et la trésorerie. Ils peuvent demander en consultation tous les documents qu’ils jugent nécessaires sans déplacement des pièces. Les vérificateurs font rapport à l’AG.

L’AG prend ses décisions à la majorité simple des membres présents ou représentés, la voix du président comptant double en cas d’égalité. Le vote est secret lorsqu’il s’agit de vote au sujet d’une personne, les autres décisions peuvent se prendre à main levée.

Les délibérations de l’AG sont constatées dans des procès-verbaux préparés par le secrétaire et signés par le/la président/e et un autre membre du CA. Endéans les 15 jours, le secrétaire enverra à chaque membre les PV des AG sous forme de courrier électronique ou le rendra disponible sur le site Internet du club.

L’AG peut décider de l’exclusion de membres pour non paiement de cotisations, non respect des statuts ou du ROI, ou toute autre raison jugée suffisante.

L’AG est souveraine.

Chapitre IV – Autres dispositions

Article 10

Des équipements aux couleurs du club seront vendus aux membres à un prix aussi démocratique que possible.

Les membres participant à une compétition officielle proposée par le club porteront les couleurs du club.

Toute participation à un entrainement collectif ou individuel exige le respect du code de la route.

Lors de déplacements, le conducteur est le seul responsable du véhicule et des personnes transportées.